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Un evento al aire libre tiene más variables que uno en un salón: tiempo, terreno, luz, electricidad, accesos. Esta lista te ayuda a no olvidar nada, ordenada por fases.

Entre 3 y 6 meses antes

• Fecha, horario aproximado y número de invitados.
• Ubicación: finca, jardín, espacio municipal o empresa.
• Reservar la carpa, sobre todo en temporada alta.
• Si es en vía pública, iniciar los permisos (lo explicamos en permisos para montar una carpa).
• Catering, música y fotografía.

Entre 1 y 3 meses antes

• Plano del espacio: carpa, zona de cóctel, pista, barra, aseos, aparcamiento.
• Visita técnica al terreno con el proveedor de la carpa.
• Decidir complementos: suelo, iluminación y climatización.
• Comprobar la potencia eléctrica disponible o prever un generador.
• Aseos portátiles si el espacio no tiene suficientes.
• Plan B por si llueve o hace viento: laterales, caminos cubiertos (te contamos cómo en carpa con lluvia y viento).

La semana del evento

• Confirmar horarios de montaje con todos los proveedores.
• Revisar la previsión meteorológica y decidir si se cierran laterales.
• Asegurar accesos para camiones y zona de descarga.
• Confirmar número final de invitados al catering.
• Contactos de todos los proveedores en una sola hoja.

El día del evento

• Montaje terminado antes de que llegue la decoración y el catering.
• Prueba de luces y climatización antes de que anochezca.
• Persona de referencia en el lugar para coordinar a los proveedores.
• Botiquín, extintor y salidas despejadas.

Después

• Horario de desmontaje acordado con el propietario del espacio.
• Recogida de residuos y revisión del terreno.

Si todavía no tienes claro el tamaño, empieza por qué tamaño de carpa necesito.